TERMS AND CONDITIONS

  1. Въведение

Фондация „Опън Спейс“ се ангажира да предприеме всички възможни мерки за гарантиране неприкосновеността на личните данни, предоставени от потребителите на сайта, както и да не ги разкрива освен в случаите, когато са изискани от държавни органи или длъжностни лица, оправомощени със закон да изискват и събират информация съдържаща лични данни и при спазване на нормативно установения ред.

За екипа ни е основен приоритет в настоящата Декларация за поверителност да обясним по ясен и разбираем начин защо и как обработваме Вашата лична информация. Тази Декларация за поверителност се прилага за цялостната дейност на организацията ни.

  1. Използвани термини

В настоящата декларация Екипът за Фондация „Опън Спейс“ използва термини, въведени от Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО (Общ регламент относно защитата на данните) (Регламент/а):

Лични данни – всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни“); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;.

Обработване (на лични данни) – всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване.

Съгласие на субекта на данните – всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени;

  1. Принципи

Екипът Фондация „Опън Спейс“ обработва личните Ви данни, спазвайки приложимото местно и европейско законодателство, а именно – законосъобразно, добросъвестно и прозрачно. Всички събрани във времето лични данни са с конкретна, изрично указана цел. Обработването на Вашите данни е свързано с определена причина и не може да се извършва без ограничение.

Тези данни се съхраняват във форма, позволяваща идентифицирането на съответния субект за определен период, не по-дълъг от необходимото за целите, за които се обработват личните Ви данни.

Екипът за организация и управление на проектите по които работи Фондация „Опън Спейс“ обработват данните по начин, който гарантира подходящо ниво на актуалност и сигурност, включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки.

  1. Обработвани лични данни. Цели и правно основание за обработване на личните данни.

Екипът за организация и управление на Фондация „Опън Спейс“ събира всички необходими лични данни за целите на отчитането на дейностите по конкретен проект в съответствие с:

  • Регламент (ЕО) № 45/2001 и Регламент (ЕС) 2016/679 от влизането му в сила през май 2018 г.
  • Ръководствата за изпълнение на договори/заповеди за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по програми, по които Фондацията е бенефициент или партньор;
  • трудовото, данъчното и счетоводното законодателство на Република България.

Съгласно правилата на РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 5/2001 и Регламент (ЕС) 2016/679, като бенефициент на безвъзмездна финансова помощ (БФП) Фондация „Опън Спейс“  подлежи на проверки от Управляващия орган (УО) на Програма “Еразъм+” (ЦРЧР и Централизираната комисия EACEA) за удостоверяване на административните, финансовите, техническите и физическите аспекти от изпълнението на проекта. Проверките могат да бъдат както административни – проверка на документи, предоставени във връзка с възстановяване на разходи, така и проверки на място за изпълнение на дейностите, заложени по проекта. Бенефициентът е задължен да осигури директен достъп (както по време на изпълнението на проекта, така и след неговото приключване, в рамките на 5 годишен период) на представители на Управляващия орган, и/или други одитиращи институции с цел извършването на проверка на място на резултатите от изпълнението на проекта. Бенефициентът е задължен да докладва и отчита изпълнението на проекта в съответствие с образците, приложени към Ръководството за изпълнение на договори/заповеди за предоставяне на БФП по Ключови дейности 1, 2 и 3.

Бенефициентът трябва да води точна и редовна документация и счетоводни отчети, отразяващи изпълнението на проекта, използвайки подходяща система за документооборот и счетоводно отчитане. С всяко искане за междинно плащане, в хода на изпълнение на договора, Бенефициентът е задължен да изготви и представи на Управляващия орган междинен технически и финансов отчет, който да съдържа необходимите приложения с пълна информация за всички аспекти на изпълнението за отчетния период.

След приключването на дейностите съгласно заповедта за безвъзмездна финансова помощ, Бенефициентът е длъжен да изготви и представи на Управляващия орган окончателен технически и финансов отчет, съдържащ информация относно последния неотчетен до момента период на изпълнение на дейностите и постигнатите резултати. Отчетите се изготвят съгласно образците, приложени към Ръководството за изпълнение на договори/заповеди за предоставяне на БФП по национални и европейски програми, изпълнявани от Фондацията. Тези отчети трябва да посочват и постигането на резултатите и целите на проекта чрез предварително зададените индикатори, както и да показват реалното изпълнение на заложените очаквани резултати. Отчетите следва да отразяват и съответствието на дейностите с хоризонталните политики на ЕС, да описват основните проблеми, възникнали по време на изпълнението на проекта, както и как тези проблеми са били решени или причините за това да не бъдат преодолени. Допълнително, в хода на изпълнение на проекта, ръководителят на Управляващия орган, може да изиска от Бенефициента да предостави доклади и/или допълнителна информация относно напредъка, постигнат по проекта.

В определени случаи Бенефициентът може да предоставя лични данни на държавни органи в Република България и одитиращи органи на ЕС. Това се извършва за спазване на законово задължение и при посочените в националната и европейската нормативна уредба случаи.

  1. Защита на личните данни

Всички събрани във времето данни се съхраняват в изградени за целта регистри, достъп до които имат само и единствено упълномощени за целта лица от екипа на Фондация „Опън Спейс“.

В пълно съответствие със законовите изисквания за защита на личните данни, Бенефициентът прилага строги организационни и технически мерки за сигурност, между които:

  • мерки за гарантиране на постоянна поверителност, цялостност, наличност и устойчивост на системите за обработване на данните;
  • мерки за своевременно възстановяване на наличността и достъпа до личните данни, в случай на физически или технически инцидент;
  • редовно изпитване и оценка на ефективността на прилаганите мерки, с оглед гарантиране сигурността на обработването на данните.
  1. Информация за логове и “бисквитки”

Освен необходимата за целите на отчетността на проекта съвкупност от лични данни, информационната ни система събира още стандартна информация за интернет логовете, включително Вашия IP адрес, вид браузър и език, време на достъп и референтни уебсайт адреси. За да сме сигурни, че информационната система на проекта е добре поддържана и за да гарантираме по-добра навигация, ние или нашите доставчици на услугата, можем да използваме “бисквитки” (cookies).

Какво представляват бисквитките?

Бисквитките са малки частици данни, които се изпращат до Вашия браузър от уеб сървър и се съхраняват на Вашето устройство, така че информационната система на проекта да може да разпознае Вашия компютър. Има два вида бисквитки – постоянни и временни или „сесийни“ бисквитки. Постоянните бисквитки се съхраняват като файл на Вашия компютър или мобилно устройство за дълъг период от време. Сесийните бисквитки се поставят временно в компютъра Ви, когато посещавате информационната система на проекта, но изчезват, когато затворите страницата, което означава, че те не се съхраняват за постоянно на Вашето устройство. Бисквитките не могат да навредят на Вашите файлове или да увеличат риска от вируси в компютъра Ви.

Ние и нашите доставчици на услуги можем да използваме следните видове бисквитки:

Сесийни бисквитки.

Възможно е да използваме и сесийни бисквитки, за да Ви позволим да се движите между отделните страници на информационната система.

Бисквитки на трети страни:

Използваме и бисквитки на трети страни като част от нашите услуги. Тези бисквитки се управляват от Google и не се контролират от нас.

Бисквитките се използват от Google Analytics – за да генерираме статистика за трафика на сайтовете и източниците на трафик, както и за конвертиране на мерките и продажбите – за отказ вижте тук https://support.google.com/analytics/answer/181881